Страница: 3/9
Также в качестве источника была взята статья "Концепция системы автоматизации отечественного документооборота". В ней в доступной форме описана суть проблемы автоматизации документооборота в российских условиях, дана классификация систем автоматизации работы с документами. Коммерческая направленность статьи не является препятствием корректному изложению существа рассматриваемого вопроса. К недостаткам можно отнести ее некоторую неактуальность ввиду наличия устаревших данных, что сказывается в форме недостаточного внимания к web-технологиям по причине их недоразвитости на момент написания статьи.
ГЛАВА 1. Эффективность электронного документооборота
Деятельность практически любой организации связана с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов.
От повышения оперативности и четкости в работе с документами во многом зависит оперативность работы организации в целом. Современные информационные технологии заставляют фирмы переходить от простого использования персональных компьютеров и аппаратных средств к внедрению систем автоматизированного делопроизводства. Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму , а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.
Чтобы разобраться в значении средств электронного документооборота, мне бы хотелось для начала их перечислить.
1.1.Классификация средств электронного документооборота
Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов:
Системы управления документами, точнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов. По сути, системы управления документами являются системами управления базами данных для неструктурированной информации. Системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", состоят из 4 основных элементов:
· центрального приложения, расположенного на сервере
· клиентских приложений, расположенных на рабочих станциях
· программного обеспечения по индексированию и поиску, расположенного на сервере данных
· собственно документов, представленных в виде файлов различных типов (текст, изображение), хранящихся на сервере или рабочей станции.
Управление документами. Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных. Примером такой системы являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов.
Пересылка документов. Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.
Групповая работа над документами. Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий.
Управление потоком работ. Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.
Из выше сказанного, можно сделать вывод, что разнообразны системы электронного документооборота, и каждая из них решает определенный круг вопросов.
Реферат опубликован: 20/11/2008