Страница: 2/4
1.4. «Телефонный блок».
Метод обратных звонков толкает к еще одному методу - «телефонный блок».
· Выбери один-два временных промежутка, например, ближе к полудню или к вечеру , когда ты сможешь вести все свои телефонные разговоры последовательно (все вместе) или сериями , предварительно подготовившись к однородной работе.
· И не будут мешать входящие звонки. Если ты заранее определишь цель разговора , то сразу сможешь начать обсуждение важных вещей. Ты не тратишь время на поспешный поиск во время разговора необходимых документов,. поскольку все уже приведено в порядок.
· Но следи за тем , чтобы «телефонные блоки» были не слишком продолжительными (примерно 30 минут) , иначе телефон будет постоянно занят и звонящие тебе потеряют терпение.
2. «Когда звонить и какова моя цель?»
2.1. Телефон и дневник времени.
Для ускорения подготовки одного или нескольких телефонных разговоров можно использовать план дня . Помечай в нем вопросы для выяснения по телефону , а также, при необходимости , их результаты :
· Разговор
· Партнер
· Тема, повод
· Номер телефона
· Приоритетность
· Контроль за исполнением
2.2. Когда лучше не звонить?
· «Мелкие» телефонные звонки делай в то время, когда они не могут нарушить ход работы.
· Используй для этого «холостые» промежутки времени , паузы между делами и совещаниями.
· Не пользуйся телефоном в рабочие часы пик.
· Наиболее благоприятное для звонков время - с 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30.
· Перед каждым звонком ответить себе на три вопроса :
1) имеется ли однозначная потребность говорить?
2) обязательно ли знать ответ партнера?
3) а нельзя ли увидеть партнера (абонента) без звонка?
· Предварительные соображения , которые не приводят к телефонному разговору , ценнее , чем телефонный звонок без цели или результата.
2.3. Какова моя цель?
Набирай номер абонента только тогда, когда будет ясна цель разговора:
· Хочу ли я просто поддержать контакт и обменяться мнением с коллегой ?
· Хочу ли я кое-что вспомнить или установить новую связь?
· Хочу ли я получить информацию или передать ее?
· Хочу ли я поделиться идеей и попросить оценить ее?
· Хочу ли я убедить другого в своих намерениях и ближе познакомить со своими проектами?
· Выясни самое лучшее время для звонка , чтобы не отрывать партнера от дела. Установи это время в конце телефонного разговора или при личной встрече.
· Предупреждай о своем звонке заблаговременно . Многие из твоих партнеров будут ждать твоего звонка , если ты заранее укажешь (с помощью письма , телекса , секретаря ) точное время. Ты сэкономишь их и свое время и ускоришь решение проблемы.
· Готовься к своим звонкам по-деловому и содержательно.
· Настройся на партнера и сконцентрируйся на ведении разговора.
3. Телефонный разговор.
3.1. 10 советов при ведении телефонного разговора.
Четко произноси слова ,не заслоняй микрофон , повторно называй свое имя - эти и другие правила широко известны. Но плюс к ним надо:
· Быть кратким.
Своди фразу до минимума. Начало разговора определяет его ход и завершение.
«Добрый день , господин Х., как ваши дела ?», - это не что иное, как приглашение к долгому разговору о семье , отпуске, хобби и текущих событиях , вплоть до погоды.
«Добрый день, господин Х.! Мне нужно быстро получить некоторые сведения , если у Вас есть для меня минута времени», - подобные фразы ни в коем случае не являются невежливыми , но гарантируют краткий телефонный разговор.
Если первый контакт имеет для цели разговора особое значение , можешь кратко напомнить о совместных делах. Незнакомцу уместно кратко представиться.
· Сначала сообщи , «о чем идет речь» , и только затем объясни причины и подробности .
· Не прерывай разговор по той причине , что по другому аппарату поступает важный звонок. В случае необходимости спроси , можно ли прерваться , и заверь в том, что ты перезвонишь через 10 минут.
Реферат опубликован: 3/09/2006