Страница: 1/28
Введение
Электронная почта – удобное и надежное средство общения, миллионы людей на визитных карточках рядом с номером телефона пишут свой e-mail.
Поток информации в Internet состоит из электронной корреспонденции, и многие люди, подключившись к Internet, пользуются в основном лишь этой услугой.
Электронная почта во многом напоминает обычную почтовую связь. Написав письмо на листе бумаги, отправитель вкладывает лист в конверт, запечатывает его, наклеивает марку и надписывает адрес получателя. Затем он опускает конверт в ближайший почтовый ящик.
Отцом электронной почты по праву считается профессор Рей Томлисон, ведущий инженер компании BBN Technologies. Первое электронное сообщение 2 октября 1971 года долго гонялось между двумя компьютерами лаборатории
В современном обществе информация является полноценным ресурсом производства, средством конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной жизни общества. Информация, закрепленная в документах, составляет основную часть информационных ресурсов организаций. Документы создаются и используются в организациях для того, чтобы передавать информацию в пространстве и времени, а также обеспечивать свидетельства деятельности организаций (фиксировать управленческие действия, подтверждать решения, определять права и ответственность работников и т. д.).
Традиционно в деятельности организаций использовались документы на бумажных носителях. Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к переводу значительных объемов документированной информации в электронно-цифровую форму, то есть к появлению документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих программных и технических средств.
Работу с документами преимущественно в электронной форме осуществляет все большее количество организаций. Большая часть документов в настоящее время первоначально создается в электронно-цифровой форме, а ряд из них продолжает храниться и использоваться в такой форме на постоянной основе.
Возможность документирования деятельности организации и обмена документами без использования бумажных носителей информации приводит к тому, что во многих организациях электронная почта (далее - ЭП) постепенно вытесняет бумажную переписку. Ее популярность обусловлена рядом факторов, среди которых:
- высокая скорость пересылки информации;
- низкие затраты на создание и пересылку информации, в том числе отсутствие затрат на бумагу, конверты и т. д.;
- удобство составления, в том числе возможность многократно использовать заранее составленные электронные шаблоны;
- возможность многократного использования и размножения пересылаемой информации.
Документированная информация, пересылаемая посредством ЭП, может иметь важное значение как для текущей деятельности организаций, так и в перспективе в качестве источника ретроспективной информации о деятельности организации и ее отдельных работников. Грамотная организация использования и сохранения такой информации имеет первостепенное значение для обеспечения ее полноты, подлинности и других свойств, необходимых в текущей деятельности организаций, а также при использовании в будущем.
Объектом работы является СП «Софтформ» ООО.
Предмет – электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации.
Целью работы является изучение научно-методических аспектов использования электронной почты в документационном обеспечении организации.
В связи с поставленной целью в работе необходимо решить следующие задачи:
1) рассмотреть сущность электронной почты как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации;
2) охарактеризовать особенности использования электронной почты в информационных системах предприятия на примере СП «Софтформ» ООО;
3) исследовать прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты.
1 Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации
1.1 Понятие и назначение электронной почты, оценка ее возможностей и функциональных особенностей
Электронная почта (electronic mail, E-mail) – это одна из первых и наиболее распространенных услуг Интернет. В мире насчитывается более 200 млн. активных почтовых ящиков, которые не только обеспечивают пересылку сообщений между пользователями сети (абонентами), но и служат в качестве своеобразной базы данных документов, записей назначенных встреч, новостей.
К преимуществам электронной почты относятся [7, c. 93]:
¾ высокая скорость пересылки сообщений;
¾ на обмен информацией затрачиваются несколько минут, в то время как при использовании обычной авиапочты на пересылку корреспонденции затрачивается не менее недели;
¾ экономичность;
¾ одна страница текста передается за доли секунды, а по телефону необходимо затратить несколько минут;
¾ возможность работать с текстом, а не со звуком (голосом), что позволяет обдумать и отредактировать ответ во время обмена информацией, особенно на иностранном языке, не требуется мгновенная реакция;
¾ одновременная пересылка по нескольким адресам;
¾ удобный способ для передачи приглашений, рекламных сообщений и т.п.;
¾ передача файлов вместе с письмом.
Появление электронной почты можно отнести к 1965 году, когда сотрудники Массачусетского технологического института (MIT) Ноэль Моррис и Том Ван Влек написали программу MAIL для операционной системы CTSS (Compatible Time-Sharing System), установленную на компьютере IBM 7090/7094.
Общее развитие электронной почты шло через развитие локального взаимодействия пользователей на многопользовательских системах. Пользователи могли, используя программу mail (или её эквивалент), пересылать друг другу сообщения в пределах одного мейнфрейма (компьютера).
После появления распределённой глобальной системы имён DNS, для указания адреса стали использоваться доменные имена — user@example.com — пользователь user на машине example.com.
Электронная почта является мощным маркетинговым инструментом и просто незаменима при решении целого ряда практических задач. Однако активная реклама и маркетинг с помощью электронной почты могут нести с собой и отрицательные последствия для получателей писем. Их почтовые ящики заполнены рассылками навязчивой рекламы (spamming). Поставщики почтовых услуг предлагают различные средства для борьбы со spam-письмами. А в почтовых программах можно установить специальные фильтры на запрет получения писем от определенных адресатов.
Для того чтобы сообщение было получено, необходимо указывать электронный адрес получателя.
Реферат опубликован: 14/06/2011